NHỮNG ĐIỂM MỚI VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ KẾ TOÁN CẦN NHỚ.

     Từ ngày 1/6, các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý những quy định mới liên quan đến hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, tránh sai sót trong quá trình lập và quản lý hóa đơn. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các điểm quan trọng nhất mà người làm kế toán cần ghi nhớ.

   1. Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế với mọi doanh nghiệp

     Từ ngày 1/6/2025, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn thi hành, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (trừ một số trường hợp đặc biệt được sử dụng hóa đơn không có mã).

   2. Hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu

     Từ 1/6, hóa đơn điện tử phải tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu XML do Tổng cục Thuế ban hành. Hệ thống phần mềm kế toán, hóa đơn cần tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia để đảm bảo đồng bộ, kết nối và truyền nhận dữ liệu nhanh chóng.

    Lưu ý: Kế toán cần kiểm tra và đảm bảo phần mềm hóa đơn đang dùng đã cập nhật phiên bản mới.

    3. Thời gian lập và gửi hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt

   Kể từ 1/6, thời điểm lập và gửi hóa đơn phải tuân thủ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hóa đơn phải được lập ngay sau khi cung cấp dịch vụ, giao hàng hóa, chậm nhất là trong ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.

   4. Quy định xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến hóa đơn

   Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, từ ngày 1/6, các doanh nghiệp không tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt từ 2 đến 20 triệu đồng, tùy theo mức độ vi phạm như:

• Lập hóa đơn sai thời điểm

• Gửi hóa đơn chậm

• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy trình

   5. Một số thay đổi khác mà kế toán cần lưu ý

• Hủy hóa đơn điện tử: Cần thực hiện đúng quy trình và có lý do rõ ràng, có sự phối hợp với cơ quan thuế.

• Ký số trên hóa đơn điện tử: Bắt buộc phải dùng chữ ký số hợp lệ, được đăng ký với cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử thay thế, điều chỉnh: Phải ghi rõ lý do, tham chiếu số hóa đơn gốc và phải gửi lại đầy đủ cho người mua.

   6. Kế toán cần chuẩn bị gì để thích ứng?

• Rà soát quy trình lập hóa đơn hiện tại

• Kiểm tra phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử

• Đào tạo lại nhân viên kế toán về quy định mới

• Làm việc với nhà cung cấp phần mềm để tích hợp API gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế

    Kết luận

  Việc áp dụng nghiêm chỉnh các quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 1/6 không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài chính. Kế toán viên cần cập nhật liên tục và chủ động phối hợp với các bộ phận để thực hiện đúng quy trình, đảm bảo không bị xử phạt hoặc gặp sự cố trong quá trình thanh tra, kiểm toán.

   Nếu cần hỗ trợ, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

     Công Ty TNHH Dịch Vụ Khởi Phát Khánh Hòa